ストレスなく仕事がはかどるGTD(個人用のワークフロー)がEvernoteと相性が良いらしいのでまとめてみた

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ストレスなく、かつ、モチベーションも維持しながらやるべき仕事を済ませていくという、スランプ気味の私にぴったりのGTDという仕事術。それが、Evernoteと相性が良いらしいいので、ちょっとまとめてみました。

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ブログを運営(執筆)しながら、仕事をやるのは結構きつく、ストレスを感じたり、モチベーションを維持したりするのが大変になってきます。そんな私(@Ama119)ですが、朝2,3時間で仕事が終わるというらやましい仕事術を身に着けている会社経営者 吉川充秀さんの話に目が止まりました。どうやら初めて聞くGTD(Getting Things Done)とい個人用のワークフローをEvernoteで実践しているそうなんです。ではGTDとは?そのツールとしてのEvernoteの使い方とは?

GTD

「事を終わらせる」という意味のGTDは以下のワークフロー(作業の流れ)で精神的ストレスをなく、しかもやる気を維持しながらスピーディーに仕事を終わらせる仕事術です。以下のフローでなり立っています。

  1. 収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出して行く。
  2. 処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
  3. 整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
  4. 見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
  5. 実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

「2.処理」と「3.整理」は以下の2点で行うようです。

YES。行動すべき

  1. すぐやる。(2分以内でできる場合「2分ルール」)
  2. 複雑なものは、計画を立てて行うことにし、計画は定期的に見直す。「プロジェクト」のリストへ。
  3. 複雑でないもので、自分でしなくてもいいものは人に任せる。任せたら「連絡待ち」のリストへ。
  4. 複雑ではないが今すぐしなくてもよいものは後でする。「カレンダー」のリストへ。
  5. 複雑ではなく今すぐしたほうがよいものは、今やっている仕事の次に着手する。「次のアクション」のリストへ。

NO。今行動しなくてよい

  1. 資料としてファイルにしまうものは、「資料」リストへ。
  2. いつかやる仕事としてあたためておくものは、「いつかする」リストへ。
  3. 不要なものは捨てて忘れる。「ゴミ箱」へ。

GTDの概略を学んだだけで、私は”仕事ができる人間”になったような気がしてきました。

GTDのツールとしてのEvernote

GTDは悩まずに、つまりストレスフリーで仕事を片付けられる利点がありそうです。会社経営者 吉川充秀さんはGTDのツールとして、どんな風にEvernoteを利用していのでしょうか?

まずはinboxに気になったものを全部入れて、これをノートブックに振り分けていきます。”次にとるべき行動”や”いつかやること”などに分類して、それをノートブックに分けて管理していくんです。こうすることで頭の中がすっきりするんですよ。これが”収集”と”処理”の段階ですね。最後にノートブックに振り分けた行動を終わらせたり、社員に必要な情報を伝えたりする。これが”活用”です

どうやら、GTDの「1.収集」、「2.処理」、「3.整理」でEvernoteを利用している模様。ひとまず、やるべきことや気になることを一つの「inbox」というノートブックに入れて「1.収集」を実行。そのノートブックの各ノートを以下のノートブックに移動させながら、「2.処理」、「3.整理」を実行しているのかもしれません。

  1. プロジェクト」(複雑なものは、計画を立てて行うことにし、計画は定期的に見直す)
  2. 連絡待ち」(複雑でないもので、自分でしなくてもいいものは人に任せる。)
  3. カレンダー」(複雑ではないが今すぐしなくてもよいものは後でする。)
  4. 次のアクション」(複雑ではなく今すぐしたほうがよいものは、今やっている仕事の次に着手する。
  5. 資料
  6. いつかする」(いつかやる仕事としてあたためておくものは)

GTDの概念をそままEvernoteへ反映してみたのが、以下のようなノートブックとその階層です。

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ブログを書きながら、仕事をする毎日ですが、毎朝デスクに向かう時にこの作業を繰り返し、「見直し」と「活用」を適宜行ってゆきたいと思います。

これでストレスとモチベーションの低下を防げればいいですね。

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