Gmailで予約送信する方法!Googleスプレッドシートの使い方

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ソーシャルネットワーキング全盛の時代にもメールはビジネスに欠かせないツールとなっております。今日はGmailをオンラインで利用しているユーザーがメールの予約送信(スケジュール送信)する方法を以下に紹介。Googleスプレッドシート用のスクリプトを使えばこんな便利がことができちゃうんですね。この方法を使えば、PCを起動させておく必要ないし、Chrome拡張利用を使わないので第三者のサーバーを介する必要もなので精神衛生上とてもいいです。

Gmailを予約送信する方法

メールの予約送信って必要?

メールの予約送信する必要といえばいろいろ考えられます。

  • 友人の誕生日や結婚記念日に忘れずに「おめどうメール」する
  • 旅行に行く予定のある正月の「年賀状メール」する
  • 深夜や早朝などに友人のスマホに予約メールする(睡眠妨害にならないため)

私は早寝早起きタイプで、朝活が中心です。ですから早朝にメールをして友人の安眠を妨害しないために、メールの予約送信が重宝します。(SNS全盛でまだそんなことやってんの?と言われそう!ちなみに年賀状メールは一度も送ったことはありません。)

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予約送信する方法

メールの予約送信をする方法はいろいろあります。

  • Windows のメールクライアントソフトの利用(Outlook 、Thunderbird 等)
  • Microsoft Exchange
  • Chrome 拡張機能の利用

他にも有料のメールサービスを利用する手もあります。

自分の環境に合わせて使えばいいわけですが、Googleのクラウド環境だけで完結できるなら、パソコンを起動しておく必要や、拡張機能を通じて自分のGmailを第三者のサービスに関連づけられる気持ち悪さを避けられます。完全に無料です。

Googleスプレッドシートで予約送信する方法

そこでGoogleのクラウド環境だけで完結する方法としてGoogleスプレッドシート用の便利なスクリプトがあります。一度設定しておけば簡単にGmailの下書きを予約送信できますよ。

無料版は送信予約できるGメールが20件まで、エイリアス機能は利用できないなどの制約がありますが、$39.99 の有料版を購入すればこのたがが外されます。

準備

ではさっそく準備。Gmailと同じアカウントで、Googleスプレッドシート を使えるようにしておきます。そしてGoogleアカウントにログインした状態で、 Google Docs  へゆき、「はい、コピーを作成します。」をクリック。

Googleスプレッドシートにもどると「コピー~Gmail Sckeduler ・・・」が作成されていますので、それをクリックして開きます。

まず、スプレッドシートのタイムゾーンを日本(東京)へ変更する必要があます。(このスクリプトの作成者の関係でディフォルトのタイムゾーンはインド時間になっている。このままだったら設定した予約時間より数時間遅れて送信されますよ。)

メニューの「ファイル」から「スプレッドシートの設定」をクリック。

「タイムゾーン」で「GTM+09:00 東京」に設定してあげてください。

次にこのスプレッドシートがGmailを操作できるように「承認(Authorize)」します。メニューの「Gmail Sckeduler」から「Step 1: Authorize」をクリックして「認証が必要」をクリック。

スクリプトを承認する

スクリプトをがGmailを管理できるように右下の「承認」をクリック。

使い方

ではさっそくこのスクリプト「Gmail Sckeduler」をセットアップしたGoogleスプレッドシートでGmailの予約送信をしてみましょう。

まず、予約送信したいメールを作成(下書き)します。宛先のメールアドレスや件名もしっかり記入しておきます。

次に先ほどのGoogleスプレッドシートに戻り、上部メニュー「Gmail Scheduler」をクリックし、プルダウンメニューの「Step 2: Fetch Messages」クリックします。そうすると、Gmail内のすべての「下書き」がシートにインポートされます。

次は送信する日時の設定です。「Scheduled Time (In Spreadsheet Timezone)」の覧に設定してあげてください。ダブルクリックしてカレンダーが表示されるなら、そこから選択します。ダブルクリックしてもカレンダーが表示されない場合、[月/日/年 時:分:秒] の書式で直接手入力します。(カレンダーが表示されない場合「データの検証」機能を使って日付に指定しておくなら次の入力からとても便利ですよ。)

最後に予約を完了させます。「Gmail Scheduler」から「Step 3: Schedule Messages」を選択すれば完了です。

以下のように「Status」欄に「Scheduled」と表示されていたら予約がセットされている証拠です。パソコンを起動していないくても、その定刻にタイマー送信されます。さすがGoogleです。(メールサーバーなんか借りなくても大丈夫ですね。Gmailしか利用できませけど。)

予約通りに送信されたら「Status」の覧が「Delivered」となります。

注意

スプレッドシートで確定されたスケジュールの予約取り消しは上部「Gmail Sckeduler」から「Cancel Pending Jobs」クリックすれば全予約が取り消されます。

一旦スケジュールを確定させたメール(下書き)を編集すると、予約が取り消されますので注意が必要です。

まとめ

以上、GmailをGoogleスプレッドシートで予約送信する方法でした。でも万人向けではないですね。スマホやタブレット利用者にはIFTTTの利用をおススメします。

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